16/04/2018

La technologie au service du directeur financier

Appli web et mobiles : quand la gestion des notes de frais devient (enfin !) indolore 

 

Pour les collaborateurs comme pour les directeurs financiers, la technologie est en train de bouleverser les façons de travailler. Et il ne s’agit pas seulement de passer au « zéro papier » ! Les NTIC font émerger de nouveaux gains potentiels d’efficacité et de productivité, à une époque où la gestion des déplacements et notes de frais s’alourdit pour de nombreuses entreprises. Le maquis des procédures, réglementations et partenaires multiples complique les rouages de la mobilité professionnelle au lieu de les simplifier.

 

La technologie aidant, la gestion des notes de frais est de plus en plus souvent déléguée aux collaborateurs eux-mêmes, par le biais d’applications mobiles et web[1]. Il n’y a pas si longtemps, un outil mobile aurait été un simple sas vers un site internet classique. Aujourd’hui, ces sites internet sont d’entrée de jeu conçus pour un usage

 

 

mobile, avec une navigation simplifiée. Une bonne nouvelle pour les collaborateurs, qui n’ont plus à créer une myriade de mots de passe pour autant de micro-sites.

 

La force de la mobilité

Les avantages pratiques de ces plateformes sont évidents. Les applications mobiles sont disponibles 24h/7j et permettent aux collaborateurs de gérer leurs notes de frais en temps réel, au moment qui leur convient. L’intelligence artificielle permet également aux entreprises de personnaliser les paramètres de comptabilité de chaque collaborateur, en fonction des données de son profil personnel.

 

Et si la technologie simplifie la vie du personnel, elle rend des services plus précieux encore à ses dirigeants, en particulier ses directeurs financiers[2]. Le développement de plateformes et d’outils innovants permet en effet d’exercer un contrôle financier bien plus efficace. Non seulement la productivité du département financier progresse, mais ses dirigeants ont une meilleure visibilité de leurs collaborateurs, ce qui permet de prendre des décisions stratégiques mieux informées. De fait, d’après les études menées par CFO Research et American Express, 69 % des DAF estiment que leur entreprise gagnerait à avoir une meilleure maîtrise des déplacements et notes de frais[3]. C’est sur ce point précis que Sodexo Services Avantages et Récompenses utilise les nouvelles technologies pour offrir un appui aux directeurs financiers et collaborateurs. Xpenditure et Maya, en particulier, sont deux outils numériques qui facilitent la gestion des déplacements et notes de frais de leurs clients.

 

Une meilleure maîtrise avec Xpenditure

À l’aide d’un appareil photo de smartphone, l’application Xpenditure capture les reçus et envoie directement la demande de remboursement. Grâce aux rapports édités en temps réel et au lien vers les systèmes de comptabilité des entreprises, c’est un outil puissant pour les directeurs financiers et une bénédiction pour les collaborateurs. « Pour nous, il est très important d’innover constamment, pour améliorer nos processus et nos outils, pour réduire les formalités administratives et augmenter l’efficacité », explique Cindy Peeters, Directrice financière de Deloitte Belgique. « Grâce à Xpenditure, nous savons tout de suite combien nous dépensons pour un projet ou un client donné. Nous avons aussi de la visibilité sur une grande partie des dépenses effectuées sur le mois en cours, si bien que nous pouvons commencer sans délai le travail de vérification et de traitement des écritures correspondantes. Cela réduit considérablement la charge de travail en fin de mois ! »

 

Au-delà de ses fonctions de gestion des dépenses, l’outil s’inscrit également dans une tendance technologique plus large. « Nous voulons entièrement dématérialiser les opérations du département financier », explique Jan De Raeymaeker, Directeur financier de Brussels Airlines, qui utilise Xpenditure[4]. « Par exemple, nous recevons désormais toutes nos factures par voie électronique. Cela fluidifie l’ensemble des opérations de l’entreprise. »

 

Maya, outil de réservation convivial

Maya est une plateforme de réservation de voyage facile d’utilisation et qui peut être paramétrée pour intégrer la politique de voyage de l’entreprise. Sa base de données de 700 000 hôtels peut être personnalisée pour faire ressortir les hôtels recommandés (pour leur situation géographique ou parce qu’ils bénéficient d’un tarif négocié). La plateforme peut aussi être paramétrée pour que la classe affaires ne soit disponible que pour les longs courriers, l’entreprise spécifiant elle-même la définition qu’elle en donne.

Avec ses applis mobile et web entièrement intégrées et conviviales, Sodexo Services Avantages et Récompenses fournit une solution tout en un, capable de transformer la gestion des déplacements et notes de frais. Bénéfique pour les collaborateurs, c’est aussi un précieux atout pour tout département financier.

 

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