16/04/2018

3 astuces pour optimiser sa politique de voyage

Il suffit de s’être déplacé une fois à des fins professionnelles pour avoir goûté aux tracasseries administratives qui sont le lot du voyageur d’affaires. Et du côté des entreprises, ce n’est guère mieux : trop souvent, les dispositifs en place sont devenus obsolètes, coûteux et complexes à gérer si bien que les collaborateurs les boudent. Des études montrent qu’environ 80 % des entreprises ont prévu un dispositif pour encadrer les déplacements, formalisé dans un document écrit. Pourtant, 45 % des collaborateurs trouvent à y redire. Où est-ce que le bât blesse ? Nous avons demandé à Sébastien Marchon, Directeur de Travel and Expenses chez Sodexo, de nous aider à mieux cerner les trois grands pièges à éviter.

 

1/ Adapter sa politique à l’air du temps

Le monde contemporain est hyperconnecté. Pourquoi les déplacements professionnels devraient-ils faire exception ? Les habitudes et comportements des collaborateurs ont changé. Les politiques de voyage doivent donc être en prise avec ces évolutions. Pour de nombreux actifs, et c’est d’autant plus vrai pour la génération Y, la frontière entre vie professionnelle et vie privée s’estompe. À tel point que l’on voit émerger un nouveau type de déplacements, à cheval entre voyage d’affaires et d’agrément, que les anglo-saxons ont baptisé « bleisure » (contraction de business et leisure). Les collaborateurs aiment, par exemple prolonger leur séjour le temps d’un week-end-découverte, lorsqu’ils ont une conférence en semaine dans une ville ou un pays étranger. Une étude montre par ailleurs qu’au sein de la génération Y, 2 actifs sur 5 aimeraient pouvoir emmener leur conjoint ou un autre membre de leur famille lors leurs déplacements professionnels. Pour les entreprises qui réfléchissent à leur politique en la matière, il est essentiel d’offrir cette souplesse aux collaborateurs car elle constituera pour eux un avantage certain.

 

La flexibilité, c’est aussi savoir intégrer les nouveaux acteurs du marché, que sont par exemple AirBnB et Uber. « Les politiques en matière de déplacements professionnels sont souvent très rigides, explique Sébastien Marchon. Mais les entreprises ont besoin de s’adapter en panachant solutions d’entreprises existantes et solutions privées, auxquelles les collaborateurs sont habitués. »

 

2/ Communiquer efficacement sur ses avantages

Pour qu’une politique en matière de déplacements professionnels soit acceptée, iI est essentiel de bien communiquer. Sauf qu’habituellement, « les politiques traditionnelles essaient de couvrir le plus de sujets possibles ce qui aboutit à un texte long et indigeste que personne ne prend le temps de lire, souligne Sébastien Marchon. Les points essentiels doivent être communiqués en une page, au maximum. Les outils électroniques peuvent ensuite prendre le relais pour détailler la politique de voyage dans son ensemble ».

 

Les entreprises peuvent aussi faire oublier les logiques purement comptables en supprimant certaines règles. « Personne n’aime les règles, explique Sébastien Marchon. Au lieu de décréter qu’un collaborateur doit voyager en classe économique ou descendre dans un trois étoiles, les entreprises peuvent, se doter d’outils de réservation internes qui auront préalablement restreint les choix offerts aux collaborateurs à un certain nombre d’options et prestataires agréés. C’est une façon moins directe mais aussi bien plus efficace et mieux perçue de contrôler les coûts et de faire respecter les règles », ajoute-t-il.

 

La maîtrise des coûts est certes un facteur clé. Mais les entreprises doivent mettre en avant les nombreux autres avantages d’une politique de déplacements professionnels. Des travaux montrent que l’écrasante majorité des salariés (96,6 %) estime que les règles encadrant les voyages d’affaires n’obéissent qu’à des considérations budgétaires. Ils sont 79 % à penser que les entreprises font passer les économies de temps et d’argent avant leur bien-être. Les employeurs peuvent mieux faire accepter ces dispositifs en mettant en avant les autres avantages qu’ils permettent, par exemple en matière de sécurité. « Nous vivons malheureusement dans un monde plus dangereux qu’avant, rappelle Sébastien Marchon. En cas d’événement grave, les entreprises capables de localiser leurs collaborateurs peuvent rapidement s’assurer qu’ils sont à l’abri et en bonne santé. En outre, les systèmes à options pré-validées permettent aux entreprises de vérifier, pour une ville donnée, que leurs collaborateurs se trouvent dans une zone sûre, et que leurs hôtels répondent à des normes de sécurité satisfaisantes ».

 

3/ Offrir une politique véritablement de bout en bout qui incite les collaborateurs à jouer le jeu

Avoir une politique de déplacements professionnels bien ficelée est une chose. Avoir une solution acceptée et utilisée au quotidien en est une autre. « Beaucoup d’outils de gestion des déplacements et notes de frais ne sont ni intuitifs, ni optimisés pour l’univers mobile, ni même enrichis des photos et informations utiles que les nouvelles habitudes de consommation ont pourtant érigés en norme, pointe Sébastien Marchon. Bref : ces outils ne sont pas pensés pour l’utilisateur ». Résultat : seuls 50 % des collaborateurs préparant un voyage passent par les canaux approuvés. A contrario, les entreprises dotées d’outils conviviaux, attrayants et qui simplifient véritablement la vie le constatent : l’outil est mieux accepté, les règles davantage respectées, ce qui permet de faire des économies et d’améliorer l’expérience globale du collaborateur.

 

 

« Chez Sodexo, nous lançons une nouvelle solution de bout en bout », annonce Sébastien Marchon. Notre plateforme optimisée pour l’univers mobile couvre toute la chaîne de valeur et fluidifie l’expérience de l’utilisateur dès les premiers préparatifs de voyage, à commencer par la réservation des billets, la location de voiture et l’accès à une base de plus de 800 000 hôtels dans le monde. Le système apporte même une réponse à la fastidieuse gestion des notes de frais. Un collaborateur qui prend un taxi n’a plus qu’à faire une photo de sa note et la plateforme s’occupe du reste… ».

 

Ainsi, les entreprises ne doivent pas sous-estimer l’importance de moderniser et de fluidifier l’expérience utilisateur. Les déplacements professionnels sont synonymes de fatigue et de stress. Tout l’intérêt d’une politique de voyage est de faciliter le quotidien des collaborateurs en leur proposant des contenus utiles et des solutions clés en main. Si ce but est atteint, notre pari sera gagné : les règles seront mieux respectées et la qualité de vie des voyageurs s’en trouvera améliorée, tout comme, par ricochet, leur niveau d’implication et leur performance.

 

 

Contact